Adeverință de la angajator - informații utile pentru companii și angajați

Practic, adeverința de la angajator este esențială în diferite momente, de exemplu atunci când angajatul solicită un împrumut sau un credit la o bancă sau atunci când vrea să închirieze un spațiu (de exemplu, o locuință), atunci când vrea să meargă să se trateze la un spital sau când are nevoie de zile de concediu medical pentru a avea parte de o perioadă de repaus și tot așa.

În articolul de mai jos vei descoperi ce este această adeverință, care este scopul și importanța sa, cum se solicită și care este termenul ei de eliberare, precum și care sunt drepturile angajatorului și angajatului în procesul eliberării adeverințelor. De asemenea, vei afla care sunt tipurile de adeverințe eliberate de angajator și ce utilizări diverse au ele. 

Cuprins:
1. Ce este adeverința de la angajator? 
1.1. Scopul, importanța și un model de adeverință de la angajator
1.2. Cum se solicită eliberarea adeverinței de la angajator
1.3. Termenul de eliberare a adeverinței de la angajator
1.4. Drepturile angajatorului și angajatului în procesul eliberării adeverințelor
2. Tipuri de adeverințe de la angajator 
2.1. Adeverința de la angajator de vechime în muncă
2.2. Adeverința de la angajator de venit
2.3. Adeverința de la angajator pentru concediu medical
2.4. Alte tipuri de adeverințe de la angajator 
3. Utilizările diverse ale adeverințelor de la angajator 

1. Ce este adeverința de la angajator

Adeverința de la angajator este un instrument oficial și legal prin care angajatul poate să demonstreze acolo unde are nevoie calitatea sa de salariat, precum și alte aspecte legate de relația de muncă. 
Acest act cuprinde următoarele elemente obligatorii: numele complet al angajatului, inclusiv numărul de identificare personală, seria și numărul cărții de identitate, funcția pe care o ocupă, data la care s-a angajat, vechimea deținută în muncă, salariul pe care îl are, durata contractului, numele și adresa completă a companiei, firmei, instituției, detaliile de contact ale angajatorului și alte detalii considerate relevante.

1.1. Scopul, importanța și un model de adeverință de la angajator

Majoritatea angajaților au nevoie cel puțin o dată de o astfel de adeverință care confirmă care este relația pe care o au cu angajatorul lor. În general, un astfel de document este necesar pentru a certifica angajarea în cadrul firmei, companiei, instituției, oferind informații numeroase cu privire la salariul pe care îl obține angajatul, la bonusurile sau la alte forme de compensație financiară pe care le-a dobândit. Un alt scop pentru care se poate elibera o astfel de adeverință este solicitarea de către angajat a unui împrumut bancar mai mare, a cărui plată se va desfășura pe un număr de ani. 

În ultima vreme s-a observat și faptul că la închirierea unor locuințe, unii proprietari sunt interesați de veniturile pe care le au viitorii chiriași, așa că solicită prezentarea unei astfel de adeverințe de la angajator prin care să fie siguri că aceștia pot plăti chiria. Acest lucru se întâmplă deseori la închirierea unor apartamente sau case mai luxoase.

Adeverința eliberată de angajator confirmă și statutul profesional al angajatului, furnizează informații despre veniturile obținute de acesta, stabilește vechimea pe care o are în muncă și oferă credibilitate pentru partea care solicită prezentarea acestui act, permite accesul la beneficii diverse primite de la stat și nu numai, evită realizarea fraudelor și gestionează cu succes diferite cereri administrative.

Iată în continuare și un model simplu de adeverință de salariat:  

Antetul unităţii (denumire, adresa, cod unic de identificare)

Nr.de înregistrare, data 

 A D E V E R I N Ţ Ă    

Prin prezenta se adevereşte că doamna / domnul….......….cu act de identitate ...... seria ...... nr. ...............,  cu domiciliul în ……………………………., str. ........................................ nr. ......, bl. ....., ap. .....,sectorul/judeţul ................................., figureaza în evidenţele noastre ca angajat în funcţia de……………………, de la data de (zi, lună, an)……… până la data de (zi, lună, an). 

Funcţie și nume persoană abilitată,
semnătură și ştampila unităţii

1.2. Cum se solicită eliberarea adeverinței de la angajator

De regulă, angajatul trebuie să identifice din timp cine se ocupă cu eliberarea adeverinței în cadrul companiei sau instituției în care funcționează. După ce a aflat cine e persoana sau unde se află departamentul de resurse umane care se ocupă de acest aspect, trebuie să știe exact pentru ce are nevoie de această adeverință (clarificarea scopului precis: medic de familie, spital, pensie, bancă etc.).

Din acest moment, angajatul poate scrie cererea de eliberare a adeverinței, ce poate fi trimisă online sau direct, în funcție de politica firmei. De obicei, unele companii preferă să primească cererile de eliberare pe e-mail, altele în mod fizic, pe hârtie imprimată. În funcție de scopul pentru care va fi utilizată această adeverință, se vor specifica diverse tipuri de informații utile: perioada de activitate, perioada de contract, salariul etc. 

1.3. Termenul de eliberare a adeverinței de la angajator

Durata de eliberare a adeverinței de la angajator poate fi diferită, în funcție de companie sau de instituția respectivă. Unele dintre acestea oferă adeverința pe loc, fără să existe un timp de așteptare mare, pe când altele au precizat în protocol un anumit termen. Astfel, se poate concluziona faptul că nu există un termen standard de eliberare a adeverinței, deoarece mai multe aspecte pot influența acest lucru, cum ar fi:

• politica internă a companiei, instituției, firmei;
• volumul mare de adeverințe ce trebuie eliberate;
• numărul de angajați care doresc eliberarea de adeverințe;
• nevoia de a verifica anumite date ce vor fi înscrise în adeverințe;
• modul în care se va alege livrarea adeverinței (format fizic, online).

Există şi un termen legal, prevăzut de H.G. 905/2017, respectiv de 15 zile de la solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat.

Citește și despre: Impozitarea tichetelor de masă: legislație și atribuțiile angajatorului și angajatului

1.4. Drepturile angajatorului și angajatului în procesul eliberării adeverințelor

Eliberarea adeverințelor de către angajator presupune respectarea drepturilor de ambele părți. În ceea ce privește angajatorul, acesta trebuie să aibă timp suficient pentru a verifica informațiile ce trebuie înscrise în adeverință, să aibă posibilitatea de a proteja informațiile confidențiale, să aibă dreptul să stabilească un anumit termen pentru eliberarea acestui act, dar și să refuze eliberarea lui dacă există anumite motive întemeiate în acest sens.

Angajatul, pe de altă parte, are drepturile sale în ceea ce privește eliberarea adeverinței de care are nevoie: atunci când o solicită, angajatorul trebuie să o ofere dacă motivele sunt întemeiate, informațiile trebuie să fie confidențiale, iar adeverința să cuprindă doar acele date relevante în funcție de circumstanțe, să primească un act în care să fie cuprinse date reale, să solicite posibile corectări în cazul în care s-au produs erori etc.

2. Tipuri de adeverințe de la angajator  

Pentru a obține informațiile de care are nevoie în funcție de necesitate, angajatul are posibilitatea de a opta pentru diferite modele de adeverințe pe care le eliberează angajatorul. Cele mai des întâlnite sunt adeverințele de venit, de vechime în muncă sau cele pentru concediu medical. 
Mai există și alte tipuri: adeverință pentru emigrare sau pentru stabilire în străinătate, pentru împrumut sau credit, pentru închirierea unei locuințe, pentru a urma cursuri sau pentru formare profesională, pentru angajare etc. 

2.1. Adeverința de la angajator de vechime în muncă

Acest act aduce informații utile despre perioada de activitate a angajatului în cadrul companiei sau instituției și cuprinde următoarele elemente: numele și prenumele angajatului, detalii din cartea de identitate, numele și adresa companiei / instituției, data începerii contractului de muncă, funcția ocupată, diferite modificări suferite la vechimea în muncă, semnătura și ștampila companiei / instituției.

Practic, această adeverință aduce o confirmare cu privire la experiența pe care o are în muncă angajatul, la calificările pe care acesta le are, menționând istoricul profesional în cadrul firmei, și poate fi considerată drept o recunoaștere a carierei angajatului în mediul profesional. 

2.2. Adeverința de la angajator de venit

Adeverința de venit este un document pe care angajatorul îl eliberează la cererea angajatului, în care sunt scrise veniturile pe care le-a obținut acesta în decursul unui an fiscal. În aceasta adeverință sunt trecute veniturile impozabile, care provin din activități independente, din salarii și din cedarea folosinței bunurilor. Ele presupun venitul brut și sporurile pe venit permanente. În venitul brut vor intra și cardurile de masă, deoarece sunt impozabile. 

Această adeverință conține datele personale ale angajatului, numărul de contract de muncă, categoria de venit, venitul lunar brut (chiar și cel net dacă se cere) și poate fi eliberată de angajator sau de ANAF (online). Pentru a o primi angajatul trebuie să specifice motivul pentru care va folosi acest document. 

Citește și despre: AI la locul de muncă - riscuri și oportunități pentru HR

2.3. Adeverința de la angajator pentru concediu medical

Adeverința de salariat necesară pentru a lua concediu de la medicul de familie sau din spital, de la specialist, este acel act care atestă calitatea de asigurat a persoanei în cauză. Ea conține numărul de zile de concediu medical care au fost acordate în ultimele 12 sau 24 de luni, fiind valabilă 30 de zile din momentul în care a fost emisă. 

Adeverința de salariat poate fi cerută în următoarele situații:

• accidente;
• boli profesionale;
• incapacitate temporară de muncă;
• îngrijirea copilului;
• pentru maternitate sau risc maternal.

Informațiile pe care trebuie să le conțină această adeverință de salariat sunt: numele firmei, codul fiscal, numărul de înregistrare al companiei, numărul de înregistrare al adeverinței, informațiile personale ale angajatului, data de angajare, persoanele aflate în întreținere. 

Această adeverință poate fi eliberată dacă angajatul a îndeplinit stagiul minim de cotizare pentru asigurările sociale de sănătate (6 luni), dar există și unele excepții. 

2.4. Alte tipuri de adeverințe de la angajator

Adeverințele simple sunt acte eliberate de angajator în diferite ocazii, ca de exemplu atunci când are nevoie un părinte pentru a înscrie copilul la grădiniță sau atunci când unele instituții ale statului solicită acest act pentru a putea conferi anumite drepturi sociale angajatului.

Adeverința de la angajator pentru pensionare se eliberează în termen de cincisprezece zile de la momentul depunerii cererii. Acest act este, de fapt, o adeverință de vechime ce cuprinde datele angajatului (cele din cartea de identitate), datele de identificare a companiei, tipul de contract de muncă, durata activității angajatului, funcția deținută de acesta în firmă. Angajatorii sunt obligați să emită această adeverință celor care solicită înscrierea la pensie. 

Adeverința de depunere a cererii de demisie a angajatului este un document ce atestă faptul că acesta a depus cererea. Ea conține data la care a fost depusă cererea și data efectivă a demisiei. Un alt model de adeverință este cea eliberată de angajator pentru deplasarea la locul de muncă de la domiciliu și invers. Actul a fost emis pe perioada pandemiei de Coronavirus. 

Citește și despre: Avantajele în natură: ce sunt și cum se impozitează

3. Utilizările diverse ale adeverințelor de la angajator

Solicitarea adeverințelor de la firmă se face în funcție de necesitățile pe care le are angajatul. Astfel, se pot constata următoarele:

• Multe companii și instituții apreciază foarte mult munca angajaților în prezent, încercând să-i loializeze, oferindu-le astfel carduri de masă, vouchere de vacanță, zile libere suplimentare, asigurări de tot felul. Adeverința de vechime poate fi utilizată pentru a valida îndeplinirea condițiilor pentru a primi cardurile de masă sau voucherele de vacanță, de exemplu. Vechimea în muncă poate fi utilizată ca pe un criteriu esențial pentru a stabili eligibilitatea. De asemenea, angajatorii pot solicita o astfel de adeverință și pentru a evalua cât de experimentat este viitorul angajat, care aplică pentru a obține un loc de muncă în compania sau instituția respectivă.
• Adeverința de venit este necesară atunci când se face un împrumut, deoarece, cu ajutorul ei, banca sau IFN-ul poate evalua capacitatea de rambursare pe care o are angajatul. Tot un astfel de tip de adeverință este cerută atunci când trebuie să fie validată capacitatea financiară a solicitantului în procesul de emigrare. Angajatul are dreptul de a solicita acest tip de adeverință pentru a verifica dacă angajatorul a depus toate actele necesare la ANAF.
• Adeverința de salariat pentru medicul de familie este utilă pentru ca angajatul să poată intra în concediu medical, pentru spital (în cazul internării) și pentru a putea să demonstreze calitatea de asigurat.
• Adeverința pentru obținerea concediului medical este folosită și în procesele de asigurare, acolo unde trebuie să se valideze starea de sănătate a angajatului.
• Unele adeverințe simple sunt utilizate de angajați în diferite ocazii, cum ar fi participarea la diverse cursuri și programe de formare. 

În concluzie, adeverințele emise de angajator sunt documente oficiale care furnizează date exacte cu privire la calitatea de salariat a angajatului, dar și cu privire la diferite alte aspecte legate de muncă. Toate aceste informații pot fi verificate în orice moment și reflectă realitatea.