Clasificarea în turism - recomandări pentru pregătirea unităților de cazare în vederea certificării

Un element esențial în contextul industriei turismului este clasificarea unităților de cazare, prin intermediul căreia turiștii obțin garanția asigurării unor standarde de calitate clar definite. Certificarea este esențială pentru antreprenorii din turism, deoarece obținerea unei clasificări superioare poate diferenția afacerea față de competiție și contribuie la creșterea profesionalismului acesteia.

Instituțiile statului român au realizat un sistem de evaluare riguros, clar reglementat, prin care diversele unități de cazare pot primi un anumit grad de clasificare. Articolul de mai jos oferă informații utile tuturor proprietarilor și managerilor unităților de cazare în legătură cu procesul de pregătire în vederea certificării turistice. 

Astfel, aceștia pot afla care sunt criteriile și standardele utilizate în vederea procesului de clasificare, care sunt categoriile ce pot fi obținute și care este procesul ce trebuie să fie realizat în vederea primirii unei clasificări conforme. În plus, vor consulta câteva sfaturi utile în vederea pregătirii unității pentru a trece cu bine prin inspecția de clasificare. 

Cuprins:
1. Clasificarea unităților de cazare în turism - informații generale
1.1. Criterii și standarde folosite pentru evaluarea și clasificarea unităților turistice
1.2. Clasificarea hotelurilor și a altor unități de cazare în turism
2. Obținerea certificatului de clasificare în turism - definiție, importanță și acte necesare obținerii acestui document
2.1. Definiția termenului de clasificare în turism a hotelurilor și pensiunilor
2.2. Importanța clasificării unităților turistice
2.3. Pașii și actele pentru clasificarea în turism 
3. Sfaturi pentru pregătirea unității de cazare în vederea inspecției și îndeplinirii cerințelor de calitate și confort pentru clasificarea în turism

1. Clasificarea unităților de cazare în turism - informații generale

Facilitățile de cazare din domeniul turismului sunt clasificate conform unui cadru oficial de evaluare, realizat și controlat de autoritățile competente. 
Prin intermediul unui proces specific, unitățile de turism de tipul hotelurilor și pensiunilor obțin o anumită poziție exprimată prin numărul de stele sau de margarete primit, care evidențiază dotările, confortul, siguranța și calitatea serviciilor oferite de fiecare unitate în parte. În acest mod, turiștii pot face o alegere informată, fiind feriți de surprizele neplăcute. 

1.1. Criterii și standarde folosite pentru evaluarea și clasificarea unităților turistice

Evaluarea și clasificarea unităților de cazare pe baza unor criterii și standarde clare permit obținerea unui certificat de clasificare eliberat de instituțiile statului român, un document prin intermediul căruia unitățile turistice sunt separate după trei elemente, și anume nivelul de confort, calitatea dotărilor și nivelul serviciilor prestate. În funcție de rezultatele inspecției, hotelurile obțin un anumit număr de stele, de la 1 la 5, în cazul pensiunilor stelele fiind înlocuite de margarete.  

Clasificarea de la 1 la 5 stele sau margarete se bazează pe mai mulți factori, nivelul minim indicând un confort redus și nivelul maxim demonstrând prezența unor facilități de top. Printre factorii luați în considerare se numără dimensiunile camerelor pentru cazare, zgomotul, dotările și starea lor, existența unor amenajări în împrejurimi, dotările spațiului de servire a mesei etc. 

Importante sunt și serviciile oferite (servicii de recepție, de curățenie, room-service, spa, facilități sportive), precum și aspectele legate de siguranța oaspeților (acces controlat, protecție împotriva incendiilor, măsuri de securitate). 

1.2. Clasificarea hotelurilor și a altor unități de cazare în turism

Introducerea unui sistem de clasificare a unităților turistice a fost realizată cu scopul de protejare a turiștilor, aceștia având la dispoziție o formă codificată, simplu de înțeles, a serviciilor și confortului primit. Pentru a se îndeplini acest scop, legislația din România prevede ca fiind obligatorie prezența certificatului de clasificare în vederea funcționării în domeniul turistic a diverselor unități de cazare. 

Conform reglementărilor, în România există următoarele tipuri de structuri ce îndeplinesc acest rol:

• Hotelul (cu clasificare de la 1 la 5 stele);
• Hotelul apartament (cu clasificare de la 2 la 5 stele);
• Motelul, hostelul, bungaloul și cabana turistică (clasificare de la 1 la 3 stele);
• Vilă turistică (cu clasificare de la 1 la 5 stele);
• Satul de vacanță (cu 2 sau 3 stele);
• Campingul și popasul turistic (cu clasificare de la 1 la 4 stele);
• Apartamente sau camere de închiriat (cu 1, 2 sau 3 stele);
• Pontoane, nave maritime și fluviale (cu clasificare de la 1 la 5 stele);
• Pensiuni turistice și agroturistice (de la 1 la 5 margarete).

Proprietarii unităților de cazare trebuie să înțeleagă în profunzime criteriile și standardele necesare pentru obținerea și menținerea unei clasificări adecvate, deoarece în acest mod pot facilita procesul necesar și pot asigura servicii de calitate, conform așteptărilor. 

2. Obținerea certificatului de clasificare în turism - definiție, importanță și acte necesare obținerii acestui document

Proprietarii și administratorii de unități de cazare care doresc să opereze în domeniul turismului trebuie să solicite obținerea unui certificat de clasificare. Acest certificat se obține după parcurgerea unui proces destul de complex, în cadrul căruia facilitățile respective sunt supuse unor controale riguroase.
Indiferent de tipul unității de cazare, este obligatorie respectarea criteriilor și obiectivelor stabilite de autorități cu privire la dotări, facilități, servicii și standarde de confort și de siguranță, nu doar ca obligativitate legală, ci și ca oportunitate de atragere și fidelizare a turiştilor.

2.1. Definiția termenului de clasificare în turism a hotelurilor și pensiunilor

Clasificarea hotelurilor și pensiunilor din România este un proces esențial al industriei turistice pentru că, prin intermediul său, sunt stabilite cu claritate standardele de calitate și de confort, pe care fiecare unitate turistică de cazare trebuie să le respecte.

Clasificarea în turism poate fi definită ca acel proces de împărțire a unităților de cazare în funcție de principiile prevăzute de reglementările realizate de autoritățile în domeniu. În România întregul proces se desfășoară sub autoritatea Ministerului Turismului, scopul principal fiind asigurarea unor experiențe de calitate pentru turiști. Rezultatul procesului constă în obținerea unui anumit număr de stele sau margarete, care demonstrează atingerea unui nivel minim de confort și siguranță. 

2.2. Importanța clasificării unităților turistice

Clasificarea unităților de cazare turistice este importantă pentru antreprenorii din domeniu, dar și pentru turiști. Acest proces ajută la standardizarea serviciilor și asigură un nivel de calitate constant, aspecte esențiale pentru ambele părți. Din aceste motive, este esențial ca procesul de clasificare să fie realizat rapid și conform normelor în vigoare.

Printre beneficiile ce pot fi menționate în acest sens se numără:

• Turiștii pot face mai facilă alegerea unității de cazare, luând în considerare nu doar prețul, ci și numărul de stele sau de margarete al unității respective. Astfel, în funcție de clasificare, se va ști care este nivelul de confort oferit și ce servicii vor avea la dispoziție.
• Proprietarii și administratorii de unități de cazare turistică sunt avantajați de procesul de clasificare în mai multe moduri. De exemplu, prin clasificare vor putea promova unitatea în mediul online (este interzisă promovarea unităților de cazare fără clasificare), vor putea stabili cu mai multă ușurință prețurile în funcție de nivelul clasificării și vor putea desfășura legal activitatea turistică, fiind știut faptul că legea prevede ca obligatorie deținerea unei astfel de clasificări înainte de practicarea activității.
• Obținerea unui nivel superior de clasificare duce la creșterea reputației unității de cazare, majoritatea turiștilor căutând să acceseze servicii din gama superioară și evitând unitățile cu una sau două stele.
• Unitățile turistice clasificate pot beneficia de anumite parteneriate, cum ar fi cel ce permite plata serviciilor cu ajutorul cardurilor de vacanță, de masa sau a cardurilor cadou.

2.3. Pașii și actele pentru clasificarea în turism

Obținerea certificatului de clasificare se realizează în urma întocmirii unui dosar cu acte trimis către Direcția generală de autorizare și control, ce funcționează în cadrul Ministerului Turismului. Actele necesare în vederea completării acestui dosar sunt următoarele:

• Cererea pentru eliberarea certificatului de clasificare în turism;
• Certificatul constatator de la Registrul Comerțului;
• Certificatul de înregistrare de la oficiul Registrului Comerțului (trebuie să conțină anexele cu privire la existența avizelor și autorizațiilor legale);
• Schița de amplasament și adresa unității;
• Schița cu privire la structura unității de cazare (amplasarea și nominalizarea camerelor și a spațiilor de alimentație);
• Fișa pentru încadrarea nominală a camerelor și spațiilor de alimentație pe categorii de clasificare;
• Avizul de amplasament și funcționalitate emis de Ministerul Turismului (document solicitat doar în cazul construcțiilor noi);
• Copie a brevetului de turism pentru managerul unității de cazare (nu se solicită în cazul structurilor organizate în gospodăriile proprii);
• Copii ce dovedesc calificarea personalului de la recepție și de la unitățile de alimentație. 

După primirea documentației, Ministerul Turismului va controla respectarea standardelor prevăzute prin intermediul unor structuri specifice și, în cazul în care se constată conformitatea, va elibera certificatul de clasificare. Acesta este însoțit de fișa cu privire la încadrarea nominală a camerelor și de cea cu privire la structura spațiilor de alimentație (prin intermediul ei se stabilește capacitatea maximă și structura unității).  

Întreg demersul durează cel mult 60 de zile de la data primirii tuturor actelor. Acest termen trebuie să fie luat în calcul prin depunerea documentației înainte de începerea sezoanelor turistice. În momentul depunerii documentației proprietarii de unități de cazare vor primi o autorizație de funcționare provizorie pe baza căreia obțin dreptul de funcționare până la momentul obținerii autorizației definitive și a certificatului de clasificare (se va avea în vedere faptul că autorizația provizorie de funcționare are o valabilitate maximă de 90 de zile). 

3. Sfaturi pentru pregătirea unității de cazare în vederea inspecției și îndeplinirii cerințelor de calitate și confort pentru clasificarea in turism

Antreprenorii din domeniul turismului, care vor să ofere servicii de cazare, trebuie să treacă printr-un proces de clasificare în vederea asigurării standardelor de calitate și confort necesare atragerii clienților. Întreg demersul presupune pregătirea temeinică în legătură cu documentația necesară și cu atingerea standardelor de confort și de siguranță ale unității de cazare. Pentru realizarea unui demers satisfăcător este util să se ia în considerare câteva sfaturi și recomandări:

• Pasul inițial în pregătirea pentru inspecția de clasificare este cel de cunoaștere al cerințelor specifice impuse de autorități unităților de cazare. În acest sens, există ghiduri oficiale și documente de reglementare puse la dispoziție de Ministerul Turismului cu ajutorul cărora pot fi identificate precis elementele ce vor fi evaluate.
• Înainte de inspecție trebuie să se obțină siguranța că toate dotările și facilitățile unității de cazare sunt conforme cerințelor de clasificare (se va verifica și actualiza în funcție de necesități mobilierul, sistemul de climatizare, dotările pentru baie, aparatura electronică și alte echipamente ce oferă confort oaspeților).
• Un element esențial al inspecției este controlarea nivelului de curățenie și de igienă. Pentru a nu exista surprize neplăcute, se recomandă implementarea unor standarde maxime în această privință, atât cu privire la camere, cât și la spațiile comune. Procedurile trebuie executate de către un personal bine instruit și cu produse de curățenie de înaltă calitate.
• Pentru obținerea unui grad înalt de clasificare este necesară oferirea unor servicii calitative. Personalul trebuie să fie instruit, ospitalier și deschis către o relație bună cu turiștii. Importantă este și existența unui sistem de gestionare a rezervărilor care să nu ofere posibilitatea realizării unor erori.
• Siguranța și securitatea oaspeților și a spațiilor sunt aspecte controlate și, din acest motiv, va fi obligatorie prezența echipamentelor de siguranță (stingătoare de incendiu, detectoare de fum, hidranți, acces controlat, existența unor instrucțiuni pentru cazuri de urgență).
• Dosarul cu documentația trebuie să fie complet și actualizat, deoarece lipsa unei singure hârtii reprezintă un motiv de refuz al acordării clasificării, ceea ce presupune reluarea procesului și pierderea de timp prețios, perioadă în care nu poate fi desfășurată o activitate lucrativă.
• Utilă este și colectarea feedback-ului din partea clienților pentru a îmbunătăți experiența generală a oaspeților.

În concluzie, procesul de clasificare a unităților turistice de cazare este un demers ce oferă beneficii multiple atât pentru turiștii ce vor avea la dispoziție o metodă utilă de selectare a unității potrivite, cât și pentru antreprenori, care pot atrage o clientelă prețioasă.Pentru mai multe detalii privind eliberarea certificatelor de clasificare vă informăm că baza legală relevantă este H.G. 1267/2010 şi Ordinul 65/2013.