Regulamentul Intern – obligativitate, conținut și modalități de comunicare

Este obligatorie întocmirea Regulamentului Intern?

Într-adevăr, este obligatorie întocmirea Regulamentului Intern de către toți angajatorii, indiferent de numărul de salariați ai societății, în baza prevederilor art. 241 din Codul Muncii.

Deși prin OUG nr. 37/2021 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 53/2003 - Codul Muncii (în vigoare pentru perioadă de aproximativ 1 an și 5 luni) legiuitorul a stabilit că întocmirea Regulamentului Intern este opțională pentru microîntreprinderile cu până la 9 salariați, Parlamentul a decis respingerea respectivei modificări, iar începând cu 6 Octombrie 2022 prevederile Codul Muncii au revenit la forma anterioară modificării care presupune obligativitatea întocmirii Regulamentului Intern de către toate societățile.

Trebuie angajatorul să obțină acordul salariaților la întocmirea Regulamentului Intern?

Angajatorul NU trebuie să obțină acordul salariaților la întocmirea Regulamentului Intern, însă acesta are obligația de a se consulta în prealabil cu sindicatul sau reprezentanții salariaților, atunci când nu există un sindicat. Altfel spus, atunci când întocmește versiunea finală a Regulamentului Intern, angajatorul poate ține sau nu cont de propunerile venite din partea sindicatului sau reprezentanților salariaților.

Ce trebuie să conțină Regulamentul Intern

Există o obligație legală a angajatorului, cu privire la ce trebuie să conțină Regulamentul Intern. Astfel, pe lângă obligația legală a angajatorului de a întocmi la nivelul organizației sale un Regulament Intern, acesta trebuie să cuprindă cel puțin următoarele:

a) reguli privind protecţia, igiena şi securitatea în muncă în cadrul unităţii; 
b) reguli privind respectarea principiului nediscriminării şi al înlăturării oricărei forme de încălcare a demnităţii; 
c) drepturile şi obligaţiile angajatorului şi ale salariaţilor; 
d) procedura de soluţionare pe cale amiabilă a conflictelor individuale de muncă, a cererilor sau a reclamaţiilor individuale ale salariaţilor; 
e) reguli concrete privind disciplina muncii în unitate; 
f) abaterile disciplinare şi sancţiunile aplicabile; 
g) reguli referitoare la procedura disciplinară; 
h) modalităţile de aplicare a altor dispoziţii legale sau contractuale specifice; 
i) criteriile şi procedurile de evaluare profesională a salariaţilor.

Prin intermediul Legii nr. 283/2022 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 53/2003 - Codul muncii (în vigoare începând cu data de 22 Octombrie 2022), legiuitorul a extins conținutul obligatoriu al Regulamentului Intern, iar acesta trebuie să cuprindă suplimentar (i) reguli referitoare la preaviz; și (ii) informații cu privire la politica generală de formare a salariaților, dacă există.

Încheierea Regulamentului Intern în format fizic sau electronic

Sunt acceptate ambele modalități de încheiere a Regulamentului Intern – atât în format fizic, semnat olograf de către reprezentanții legali ai societății, cât și în format electronic, semnat de reprezentanții legali cu semnătură electronică, avansată sau calificată.

Comunicarea Regulamentului Intern

Conform Codului Muncii, comunicarea Regulamentului Intern către salariații societății reprezintă momentul în care acesta începe să producă efecte juridice. În cazul salariaților nou angajați, Regulamentul Intern trebuie comunicat în prima zi de lucru.

Modalități de comunicare a Regulamentului Intern

Legislația permite două modalități de comunicare a Regulamentului Intern către angajați, respectiv (a) pe suport de hârtie; și (b) în format electronic, cu condiția ca Regulamentul să fie accesibil salariatului și să poată fi stocat și printat de acesta.

Cu alte cuvinte, în cazul salariaților care își desfășoară activitatea prin utilizarea unui calculator / laptop, Regulamentul Intern le poate fi adus la cunoștință prin publicarea documentului într-un folder public pe serverul societății și/sau prin transmiterea Regulamentului pe email, angajatorul având obligația să se asigure că Regulamentul Intern poate fi salvat, descărcat și printat oricând de către salariat.

Atunci când salariații nu-și desfășoară activitatea prin utilizarea unui calculator / laptop de serviciu, Regulamentul Intern le poate fi adus la cunoștință prin înmânarea unui exemplar, prin afișare la sediul angajatorului sau prin consultarea acestuia la departamentul Resurse Umane.