Stat de plată - Ce este fluturașul de salariu și cum se întocmește corect

Ce este statul de plată și importanța sa în contabilitate

Statul de plată reprezintă un document important în contabilitatea oricărei entități care are angajați. Acesta funcționează ca un centralizator detaliat al drepturilor salariale, cuprinzând calculul amănunțit al veniturilor salariale şi asimilate, contribuțiilor și impozitelor aferente salariilor pentru fiecare angajat în parte.

Principalele elemente pe care le regăsești într-un stat de plata sunt:

• Venitul brut al fiecărui salariat
• Contribuțiile individuale (asigurări sociale, sănătate)
• Impozitul pe venit calculat și reținut
• Deducerile personale aplicabile
• Salariul net rezultat
• Alte rețineri sau sporuri salariale specifice

Importanța statului de plata în sfera contabilă este semnificativă din mai multe perspective:

• Servește ca document justificativ pentru înregistrarea cheltuielilor cu personalul
• Stă la baza calculului și declarării obligațiilor fiscale aferente salariilor
• Oferă o imagine de ansamblu asupra costurilor cu forța de muncă
• Reprezintă dovada legală a plății salariilor, conform prevederilor Codului Muncii

Întocmirea cu acuratețe a statelor de plata este vitală pentru respectarea legislației muncii și a celei fiscale. Conform reglementărilor în vigoare, aceste documente trebuie păstrate pentru o perioadă îndelungată, reprezentând elemente cheie în eventualitatea unor controale sau litigii de muncă.

În contextul actual, multe companii au adoptat soluții software specializate pentru generarea automată a statelor de plata. Această abordare reduce semnificativ timpul necesar procesării și minimizează riscul apariției erorilor în calculul salariilor.

Conținutul unui stat de plată - Elementele esențiale

Trecând de la importanța generală a statului de plată la aspectele sale specifice, este crucial să înțelegem în detaliu elementele care compun acest document esențial. Pentru a fi considerat valid din punct de vedere legal și contabil (modelul de formular este prevăzut de Ordinul nr 3.512/2008), un stat de plată trebuie să includă următoarele elemente esențiale:

• Datele de identificare ale angajatorului
• Numele și prenumele fiecărui angajat
• Codul numeric personal al salariatului
• Salariul de bază stabilit
• Venitul brut realizat
• Contribuția individuală de asigurări sociale (CAS) - 25%
• Contribuția de asigurări sociale de sănătate (CASS) - 10%
• Impozitul pe venit calculat - 10%
• Deducerea personală aplicabilă
• Alte deduceri sau rețineri salariale specifice
• Venitul net rezultat

Pe lângă acestea, un stat de plata complet mai cuprinde:

• Evidența orelor lucrate în perioada de referință
• Situația concediilor de odihnă sau medicale
• Primele sau bonusurile acordate, dacă este cazul
• Contribuția asiguratorie pentru muncă suportată de angajator - 2,25%
• Semnăturile persoanelor responsabile (de exemplu, contabil șef, director financiar)

Este esențial de menționat că statul de salarii trebuie să prezinte informații detaliate pentru fiecare angajat în parte, oferind o imagine clară și ușor de înțeles asupra tuturor elementelor salariale.

Pentru întocmirea corectă a unui model stat de plata, specialiștii în domeniul salarizării apelează frecvent la programe informatice dedicate. Aceste soluții software automatizează calculele complexe și generează documentul în conformitate cu cerințele legale actuale, reducând astfel semnificativ timpul necesar procesării și minimizând riscul apariției erorilor în procesul de salarizare.

Întocmirea corectă a statului de plată - Pași și recomandări

Având în vedere complexitatea elementelor ce compun statul de plată, este esențial să abordezi procesul de întocmire într-o manieră sistematică și riguroasă. Pentru a asigura acuratețea și conformitatea legală a unui stat de plata, este recomandat să urmezi o serie de pași bine definiți:

   1. Colectează toate informațiile necesare:

• a. Pontajele detaliate ale angajaților
• b. Situația concediilor (de odihnă, medicale, fără plată)
• c. Documente justificative pentru reținerile legale
• d. Eventuale liste de avansuri salariale

   2. Utilizează un program de salarii performant. O soluție software specializată va automatiza multe dintre calculele complexe, reducând semnificativ riscul de erori.

   3. Verifică cu atenție toate elementele obligatorii ale statului de plată:

• a. Datele de identificare corecte ale companiei și ale fiecărui angajat
• b. Salariul de bază și alte drepturi salariale conform contractului individual de muncă
• c. Calculul corect al contribuțiilor individuale (CAS, CASS)
• d. Aplicarea corectă a cotei de impozit pe venit
• e. Includerea deducerilor personale conform legislației în vigoare
• f. Evidențierea clară a altor rețineri sau sporuri aplicabile

   4. Calculează cu precizie salariul net pentru fiecare angajat, luând în considerare toate elementele menționate anterior.

   5. Generează documentul final folosind un stat de plata excel personalizat sau direct din programul de salarizare utilizat.

   6. Efectuează o verificare atentă a acurateței tuturor calculelor înainte de finalizarea documentului.

   7. Asigură-te că obții semnăturile necesare de la persoanele responsabile (contabil, manager financiar) pentru validarea documentului.

Câteva recomandări suplimentare pentru optimizarea procesului:

• Menține o evidență clară și bine organizată a tuturor documentelor justificative aferente salarizării.
• Asigură-te că programul de salarii utilizat este actualizat constant pentru a reflecta cele mai recente modificări legislative.
• Respectă cu strictețe termenele legale pentru plata salariilor și depunerea declarațiilor fiscale aferente.
• Implementează măsuri stricte de confidențialitate pentru protejarea datelor din statele de plată, în conformitate cu prevederile GDPR.

Prin urmarea acestor pași și implementarea recomandărilor menționate, vei asigura întocmirea corectă și eficientă a statelor de plată, respectând toate cerințele legale în vigoare și optimizând întregul proces de salarizare.

Pentru o gestionare și mai eficientă a beneficiilor salariale, poți lua în considerare utilizarea unei platforme de beneficii flexibile precum MyBenefits, care poate contribui semnificativ la dezvoltarea brandului tău de angajator.

Fluturaș de salariu - Diferențe și relația cu statul de plată

În continuarea discuției despre documentele esențiale în procesul de salarizare, este important să facem distincția între statul de plată și fluturaşul de salariu. Deși sunt adesea confundate, fluturașul de salariu și statul de plată reprezintă două documente distincte, fiecare cu un rol specific în procesul de salarizare:

Caracteristicile fluturașului de salariu:

• Document individual, destinat fiecărui angajat în parte
• Conține informații detaliate despre veniturile personale ale salariatului pentru o anumită perioadă
• Prezintă defalcat salariul brut, contribuțiile sociale, deducerile aplicate și salariul net rezultat
• Angajatorul este obligat să dea fluturașul de salariu fiecărui angajat, conform prevederilor legislației muncii
• Servește ca dovadă a plății salariului pentru angajat și poate fi utilizat în diverse scopuri personale (de exemplu, obținerea unui credit)

Particularitățile statului de plată:

• Document centralizator care cuprinde informații despre salariile tuturor angajaților companiei
• Conține date detaliate privind calculul salarial pentru întregul personal
• Este utilizat în contabilitate pentru înregistrarea cheltuielilor cu salariile
• Rămâne în evidențele interne ale companiei și nu este distribuit angajaților
• Reprezintă baza pentru calculul și raportarea obligațiilor fiscale legate de salarii

Relația dintre cele două documente este strânsă, întrucât informațiile prezente pe fluturașul de salariu sunt extrase din statul de plată. Practic, fluturașul reprezintă o versiune simplificată și personalizată a datelor din statul de plată, adaptată pentru fiecare angajat în parte.

Este important de subliniat că, deși angajatorul este obligat să dea fluturașul de salariu, acesta nu înlocuiește statul de plată în evidențele contabile ale companiei. Ambele documente sunt necesare pentru o gestionare corectă și transparentă a procesului de salarizare.

În era digitalizării, multe companii au adoptat sisteme electronice pentru generarea și distribuirea fluturașilor de salariu. Această abordare facilitează accesul angajaților la informațiile salariale proprii și contribuie la reducerea consumului de hârtie. Cu toate acestea, statul de plată rămâne un document esențial în contabilitate, indiferent dacă este păstrat în format fizic sau digital.

Aspecte legale privind plata salariilor și statul de plată

Înțelegerea aspectelor legale legate de plata salariilor și întocmirea statelor de plată este crucială pentru orice angajator. Cadrul legislativ care reglementează aceste aspecte în România cuprinde mai multe acte normative esențiale:

• Codul Muncii (Legea nr. 53/2003, cu modificările și completările ulterioare) - stabilește principalele prevederi referitoare la plata salariilor
• Legea Contabilității nr. 82/1991, republicată - reglementează aspecte privind evidența contabilă a salariilor
• Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 2634/2015 - detaliază conținutul și modul de întocmire a statelor de plată

Conform articolului 168 din Codul Muncii:

"(1) Plata salariului se dovedește prin semnarea statelor de plată, precum și prin orice alte documente justificative care demonstrează efectuarea plății către salariatul îndreptățit."

Această prevedere stabilește că statul de plată semnat reprezintă principala dovadă a efectuării plății salariului. În funcție de modalitatea de plată a salariilor prin casierie sau card, documentele justificative diferă:

• Pentru plata în numerar: statul de plată semnat de angajat
• Pentru plata prin virament bancar: ordinul de plată și extrasul de cont

Este important de menționat că plata salariilor in numerar este permisă, dar trebuie să respecte anumite limite și condiții prevăzute de legislația fiscală în vigoare.

De asemenea, conform art. 3 alin. (1^1) din Regulamentul 4/2005 privind regimul valutar, plăţile, încasările, transferurile şi orice alte asemenea operaţiuni între rezidenţi care decurg din remunerarea muncii prestate, indiferent de raportul juridic care le reglementează, se realizează numai in moneda naţionala (leu), în cazul în care aceste operaţiuni se realizează între rezidenţi.

Atragem atenţia ca, prin Ordonanta de Urgenta nr. 130/2021, începand cu 1 martie 2022, în Legea evaziunii fiscale, se reincrimineză neplata taxelor salariale, în maxim 60 de zile de la scadenţa legală. Astfel, reţinerea şi neplata impozitelor şi contribuţiilor cu reținere la sursă, se pedepseşte cu închisoare de la 1 an la 5 ani sau amendă!

În ceea ce privește evidența contabilă, întocmirea notelor contabile salarii se realizează pe baza statelor de plată, care trebuie să conțină toate elementele prevăzute de lege, incluzând:

• Salariul de bază conform contractului individual de muncă
• Sporuri și alte drepturi salariale specifice
• Contribuțiile sociale obligatorii (CAS, CASS)
• Impozitul pe venit calculat și reținut
• Alte rețineri legale sau convenite cu angajatul

Legislația prevede obligația păstrării statelor de plată pentru o perioadă îndelungată. Conform modificărilor aduse prin Legea nr. 195/2022, începând cu 1 ianuarie 2023, perioada de păstrare a statelor de salarii a fost redusă de la 50 de ani la 5 ani, cu condiția depunerii declarațiilor fiscale corespunzătoare (declaraţia 112, de exemplu).

Este crucial de subliniat că nerespectarea prevederilor legale privind plata salariilor și întocmirea corectă a statelor de plată poate atrage sancțiuni severe pentru angajatori. Acestea pot include amenzi contravenționale substanțiale sau chiar răspundere penală în cazuri grave de evaziune fiscală.

Optimizarea procesului de salarizare - Soluții și programe

În lumina complexității aspectelor legale și administrative legate de salarizare, optimizarea acestui proces devine esențială pentru eficientizarea activității departamentelor de resurse umane. În contextul actual, utilizarea unui program de salarizare performant poate aduce beneficii semnificative companiilor, indiferent de dimensiunea lor.

Avantajele implementării unui software specializat

• Automatizarea calculelor complexe, reducând considerabil timpul necesar și minimizând riscul de erori
• Generarea automată a statelor de plată și a altor documente obligatorii conform legislației în vigoare
• Actualizarea constantă în funcție de modificările legislative din domeniul fiscal și al muncii
• Integrarea cu alte sisteme ale companiei (contabilitate, pontaj, management al resurselor umane)
• Acces rapid la informații și posibilitatea generării de rapoarte personalizate

Criterii esențiale în alegerea celui mai bun program de salarizare

Atunci când selectezi o soluție software pentru gestionarea salariilor, ia în considerare următoarele aspecte cheie:

• Interfața intuitivă și ușurința în utilizare pentru utilizatorii finali
• Flexibilitatea și capacitatea de personalizare conform nevoilor specifice ale organizației
• Nivelul de securitate al datelor și conformitatea cu reglementările GDPR
• Calitatea și promptitudinea suportului tehnic oferit de furnizor
• Posibilitatea de integrare cu alte aplicații existente în infrastructura IT a companiei

Opțiuni disponibile pe piața de profil

Există o varietate de soluții de programe salarii disponibile, inclusiv opțiuni gratuite sau cu costuri reduse pentru întreprinderile mici și mijlocii:

• Program salarii gratuit: Unele platforme oferă versiuni de bază fără costuri, ideale pentru start-up-uri sau microîntreprinderi cu nevoi limitate
• Soluții bazate pe tehnologia cloud: Permit accesul de la distanță și nu necesită investiții semnificative în infrastructura IT proprie
• Sisteme integrate: Oferă funcționalități extinse, incluzând managementul resurselor umane, pontaj electronic și module de contabilitate

Indiferent de soluția aleasă, implementarea unui sistem informatic performant pentru gestionarea salariilor stat poate aduce o îmbunătățire semnificativă a eficienței operaționale și o reducere substanțială a costurilor administrative pe termen lung.

Înțelegerea aprofundată a conceptului de stat de plată și a procesului de întocmire a acestuia este fundamentală pentru orice profesionist implicat în gestionarea resurselor umane sau în contabilitate. Prin respectarea riguroasă a cerințelor legale, utilizarea instrumentelor potrivite și implementarea unor practici eficiente, poți asigura o administrare corectă și transparentă a salariilor în cadrul organizației tale. Ține cont de faptul că un proces de salarizare bine pus la punct nu doar că respectă obligațiile legale, dar contribuie semnificativ la satisfacția angajaților și la eficiența operațională a întregii companii. În era digitală, adoptarea soluțiilor software specializate pentru salarizare poate reprezenta un pas important în optimizarea acestui proces complex, oferind beneficii tangibile atât angajatorilor, cât și angajaților.

Referințe

• Codul Muncii - Legea nr. 53/2003, republicată, cu modificările și completările ulterioare.
• Legea Contabilității nr. 82/1991, republicată.
• Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.
• Legea nr. 195/2022 pentru modificarea și completarea Legii nr. 82/1991 a contabilității.
• Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) - Ghid privind impozitul pe venit și contribuțiile sociale obligatorii.